Invoice (Fatura) Terimleri: Temeller ve İnce Ayrımlar
Invoice, bir satış işleminin parasal ve hukuki özetidir. Proforma invoice ise çoğu zaman teklif veya ön fatura işlevi görür ve ödeme talebi anlamı taşımaz; genellikle gümrük, vize veya banka süreçlerinde ön bilgi amaçlı kullanılır. Commercial invoice, malın sevkiyle birlikte düzenlenen, gümrük ve muhasebe açısından bağlayıcı resmi faturadır. Ayrıca tax invoice, özellikle vergi unsurları detaylıca yer alan fatura türünü işaret edebilir.
Faturadaki mandatory fields (zorunlu alanlar) arasında invoice number, issue date, due date, bill to/ship to bilgileri, currency ve payment terms bulunur. Line item seviyesinde description, unit price, quantity, subtotal ve applicable taxes (VAT/GST) yer alır. Freight charges, insurance ve other charges gibi kalemler toplamı etkileyebilir. Net 30, Net 45 gibi ödeme vadeleri ve early payment discount (ör. 2/10 Net 30) şartları, nakit akışını doğrudan değiştirir.
Contract (Sözleşme) Terimleri: Maddeler, Ekler ve Uygulama
Bir contract, tarafların hak ve yükümlülüklerini bağlayıcı şekilde düzenler. Scope of work (SOW), yapılacak işin kapsamını; deliverables, teslim edilecek çıktıların listesini; acceptance criteria ise teslimatın hangi şartlarda kabul edileceğini netleştirir. Term and termination, sürenin ve fesih koşullarının açıklandığı kritik bir bölümdür. Governing law and jurisdiction, uyuşmazlıkta hangi hukukun uygulanacağını ve yetkili mahkemeyi belirler; uluslararası işlemlerde açıkça belirtilmelidir.
Confidentiality (NDA), taraflar arasında gizli bilgilerin korunmasını düzenler. Intellectual property (IP) clause, ortaya çıkan işin telif ve kullanım haklarını kime ait olduğunu belirler. Force majeure, tarafların kontrolü dışındaki olağanüstü koşullarda yükümlülüklerin askıya alınmasını düzenler. Limitation of liability, tazminat sorumluluğunu sınırlarken indemnification, üçüncü taraf iddialarına karşı bir tarafın diğerini tazmin yükümlülüğünü tanımlar.
Ödeme, Teslimat ve Sipariş Akışı: PO’dan Teslimata
Purchase Order (PO), alıcının sipariş onayı ve referans kodudur; genellikle invoice ile eşleştirilir (three-way match: PO, goods receipt, invoice). Payment terms, vadeyi; payment method ise TT (telegraphic transfer), wire transfer, LC (letter of credit), OA (open account) gibi yöntemi tanımlar. Remittance advice, yapılan ödemenin referans detaylarını ileten belgedir. Partial shipment ve split invoice, teslimat veya faturalandırmanın bölünerek yapılmasını ifade eder.
Teslimat tarafında Incoterms (EXW, FOB, CIF, DDP vb.) risk ve maliyet transfer anını standardize eder. Packing list, koli detaylarını; bill of lading/air waybill, taşıma senetlerini; certificate of origin, menşe bilgisini sunar. Teslimat ve ödeme terimlerinde derinleşmek için şu rehbere de göz atın: Fatura, Sipariş ve Teslimat ile İlgili İngilizce Ticari Terimler Sözlüğü.
Kapsamlı Terimler Tablosu: Fatura ve Sözleşme İngilizcesi
Aşağıdaki tablo, en kritik invoice ve contract terimlerini, Türkçe karşılıklarını, kullanım bağlamını ve örnek cümleleri bir arada sunar. Tabloyu kendi şablonlarınıza uyarlayabilir, müzakere veya e-posta yazarken hızlı referans olarak kullanabilirsiniz.
| Terim (EN) | Türkçe | Bağlam | Örnek Kullanım |
|---|---|---|---|
| Proforma Invoice | Proforma Fatura | Ön bilgi/teklif | We issue a proforma invoice for customs and advance payment. |
| Commercial Invoice | Ticari Fatura | Resmi fatura | The commercial invoice is attached to the shipment. |
| Invoice Due Date | Fatura Vadesi | Ödeme şartı | The due date is 30 days from the invoice date. |
| Bill To / Ship To | Fatura / Teslimat Adresi | Ticari belge | Please confirm the bill to and ship to details. |
| PO (Purchase Order) | Satın Alma Emri | Sipariş süreci | Kindly reference PO number on your invoice. |
| Payment Terms | Ödeme Koşulları | Müzakere | Our standard payment terms are Net 30. |
| Late Payment Fee | Gecikme Bedeli | Sözleşme/fatura | A 1.5% late fee applies after the due date. |
| Scope of Work (SOW) | İşin Kapsamı | Sözleşme | The SOW outlines all deliverables. |
| Force Majeure | Mücbir Sebep | Sözleşme | Obligations are suspended under force majeure. |
| Governing Law | Uygulanacak Hukuk | Sözleşme | This contract is governed by English law. |
| Indemnification | Tazmin Yükümlülüğü | Sözleşme | The supplier shall indemnify the client against claims. |
| Partial Shipment | Kısmi Sevkiyat | Lojistik | Partial shipments are allowed upon prior consent. |
Sık Yapılan Hatalar ve Doğru Kullanımlar
En yaygın hata, proforma invoice’un resmi fatura zannedilmesidir. Proforma, çoğunlukla ödeme talebi veya muhasebe kaydı oluşturmaz; commercial invoice gönderilmeden tahsilat ve gümrük süreçleri beklenenden uzun sürebilir. Benzer şekilde quotation ile proforma invoice aynı değildir: quotation, fiyat teklifi; proforma ise genellikle müşteri kabulünden sonra düzenlenen ön fatura niteliğindedir.
Sözleşmelerde “validity” ile “term” sıklıkla karıştırılır. Validity period teklif veya fiyatın geçerliliğini; term ise sözleşmenin yürürlük süresini ifade eder. Ayrıca “shall” ve “may” farkı bağlayıcılık düzeyini değiştirir: shall zorunluluk, may ise takdir veya izin belirtir. Bu nüanslar, yükümlülüklerin kapsamını ve risk paylaşımını doğrudan etkiler.
- Proforma ≠ Commercial Invoice: Ön bilgi vs. resmi belge.
- Quotation ≠ Proforma: Fiyat teklifi vs. müşteri kabulü sonrası ön fatura.
- Term ≠ Validity: Sözleşme süresi vs. teklif geçerliliği.
- Shall ≠ May: Zorunluluk vs. izin.
- FOB ≠ CIF: Risk ve maliyet transfer noktaları farklıdır.
Şablonlar, İpuçları ve İletişim Cümleleri
Standart bir invoice şablonunda logo, company details, invoice number/date, customer info, PO reference, line items, subtotal, taxes, shipping, total due ve payment instructions alanlarını sabitleyin. Payment instructions kısmında bank details (IBAN/SWIFT), currency, reference note ve early payment discount bilgisi yer almalıdır. PDF yanı sıra e-invoice/e-archive formatlarını da saklayın.
Contract şablonunda parties, definitions, scope/deliverables, service levels, fees and payment, change management, confidentiality, data protection, IP, warranties, liability/indemnity, force majeure, termination, dispute resolution ve governing law bölümlerini sistematik sıralayın. Ekler (annexes/schedules) ile SOW, fiyatlandırma matrisi ve SLA’leri versiyonlayın.
- Could you please confirm the bill to and ship to details by EOD?
- Please reference the PO number on all related invoices.
- We propose Net 30 with 2/10 early payment discount.
- Kindly share the draft contract for our legal review.
- Shall we include a limitation of liability capped at the contract value?
Mini Pratik: Boşluk Doldur ve Çeviri
- Fill in: Our standard payment terms are ____ 30. (Seçenek: Net / Gross)
- Çeviri: “Kısmi sevkiyata izin veriliyor.” (EN: ______ shipments are allowed.)
- Fill in: Please include the PO ______ on your invoice. (Seçenek: number / date)
- Çeviri: “Sözleşme İngiliz hukukuna tabidir.” (EN: The contract is governed by ______ law.)
- Fill in: The invoice is ______ 15 days from the issue date. (Seçenek: due / valid)
- Çeviri: “Mücbir sebepler kapsamında yükümlülükler askıya alınır.”
- Fill in: The supplier shall ______ the client against third-party claims. (Seçenek: indemnify / notify)
- Çeviri: “Teklifin geçerlilik süresi 10 gündür.”
SSS: İngilizce Fatura ve Sözleşme
Proforma invoice ödeme için yeterli midir?
Genellikle hayır. Proforma, ön bilgi veya teklif niteliğindedir; resmi tahsilat ve gümrük için commercial invoice gerekir. Ancak bazı avans ödemelerinde banka proformayı referans kabul edebilir.
Invoice’da PO numarası şart mı?
Kuruma göre değişir; kurumsal alıcılar üçlü mutabakat (PO, teslim alma, fatura) nedeniyle zorunlu tutar. PO numarası, ödeme onay sürecini hızlandırır.
Net 30 ne anlama gelir?
Fatura tarihinden itibaren 30 gün içinde ödeme yapılacağı anlamına gelir. Erken ödeme indirimi belirtilmişse (ör. 2/10 Net 30), 10 gün içinde ödeme yapıldığında %2 indirim uygulanır.
Contract’ta governing law neden önemlidir?
Uyuşmazlık halinde hangi hukuk düzeninin uygulanacağını belirler. Farklı ülkeler arasında yetkili mahkeme ve uygulanacak hukuk açıkça yazılmazsa ciddi belirsizlik doğabilir.
INCOTERMS faturada yazmak zorunda mı?
Yasal zorunluluk olmayabilir ancak ticari netlik için önerilir. INCOTERMS, risk ve maliyet transferini belirttiğinden fiyatın doğru anlaşılması için kritiktir.