Fatura, Sipariş ve Teslimat İngilizcesi: Ticari Terimler Sözlüğü (2026 Rehberi)

Uluslararası ticarette sipariş döngüsü genellikle enquiry veya RFQ ile başlar. Satın almacı, ürün özellikleri, hedef fiyat, miktar ve teslim süresini sorar; tedarikçi ise quotation veya offer ile yanıt verir. Teklifte birim fiyat, para birimi, geçerlilik süresi, MOQ yani minimum sipariş miktarı, üretim lead time ve Incoterms mutlaka yer almalıdır. Ürün kimliğini netleştirmek için SKU veya item code kullanılır; bu, tedarik zinciri boyunca tarafların aynı üründen bahsetmesini garanti eder.

Alıcı, koşulları kabul ederse Purchase Order yani PO keser. Tedarikçi, order confirmation veya order acknowledgment ile siparişi yazılı olarak teyit eder. Stoğu yetersiz kalemler backorder olarak listelenebilir; kısmi yükleme gerekiyorsa partial shipment planlanır. Numune onayı, renk ve ambalaj gibi kritik detaylar shipment öncesinde frozen specs olarak sabitlenmelidir; aksi halde change request doğurur ve maliyet-zaman sapmaları yaratır.

Proforma Invoice yani PI, sipariş öncesi onaylanan teklif-fatura karışımı bir ön belgedir; gümrükte değil, ödeme ve sipariş teyidinde referanstır. Ürün sevk edildiğinde Commercial Invoice yani CI düzenlenir ve gümrük kıymeti ile vergilerin temelidir. Faturada invoice number, issue date, buyer ve seller bilgileri, billing address, teslim ve ödeme şartları, para birimi ve satır bazında ürün açıklamaları yer alır. Vade dili Net 30 gibi terimlerle ifade edilir; bu, faturanın kesildikten 30 gün sonra ödeneceği anlamına gelir. Peşin ödeme için advance payment veya deposit, kalan tutar için balance due ifadesi kullanılır.

Ödeme yöntemleri arasında wire transfer veya TT en yaygın olanıdır; uluslararası ödemelerde SWIFT ve IBAN bilgileri talep edilir. Riskin bölüşümü için Letter of Credit yani akreditif, belgeler karşılığı ödeme için CAD ve güven odaklı işlemlerde open account seçenekleri bulunur. Banka masrafları OUR, SHA veya BEN kodlarıyla paylaşılır; tahsilat sonrası müşterinin gönderdiği dekont remittance advice olarak adlandırılır. Hepsinin ortak noktası, doğru fatura ve sevkiyat belgeleriyle tutarlı ilerlemesidir.

Incoterms 2020, risk ve maliyetin satıcı ile alıcı arasında nerede devrettiğini tanımlar. EXW, satıcının minimum yükümlülüğünü; FOB ve CFR/CIF, deniz taşımalarında yüklemeden sonraki aşamaları; DAP ve DDP ise alıcının ülkesine teslimi kapsar. DDP, vergiler dahil kapıya teslim anlamına gelir fakat satıcı için yüksek uyum ve vergi bilgisi gerektirir. Hangi terimin seçileceği, lojistik kabiliyet, maliyet kontrolü ve gümrükleme deneyimiyle doğrudan ilişkilidir.

Sevkiyat zamanlaması ETD ve ETA ile özetlenir: ETD planlanan çıkış, ETA planlanan varış tarihidir. Gerçekleşen hareketler ATD ve ATA ile raporlanır. Taşıyıcı carrier, operasyonu yöneten freight forwarder, gönderi ise shipment veya consignment olarak anılır. Yükleme belgesi deniz için Bill of Lading, hava için AWB, kara için CMR şeklinde düzenlenir. Takip numarası ve tracking bağlantısı, müşteri hizmetlerinde yanıt hızını artırır.

Paketleme listesi yani packing list, koli adedi, net ve brüt ağırlık, ölçüler ve HS code gibi gümrük sınıflandırmalarını içerir. Hava kargoda volumetric weight maliyeti etkileyebilir; bu yüzden doğru ölçüm kritik önemdedir. Sigorta, özellikle CIF ve CIP gibi teslim şekillerinde devrededir; diğerlerinde alıcı-satıcı anlaşmasıyla cargo insurance eklenebilir. Gümrükleme, doğru kıymet, doğru kod ve menşe belgeleri ile sorunsuz ilerler.

Kalite güvencesi QA ve kalite kontrol QC, üretimin farklı noktalarında uygulanır. Pre-production inspection, üretim başlamadan önce malzeme ve kalıp uygunluğunu; during production yani DUPRO, süreç içi tutarlılığı; pre-shipment inspection ise yükleme öncesi bitmiş ürün kalitesini doğrular. Kabul edilebilir kalite seviyesi AQL, numuneleme ve kusur oranları için referans sağlar. Net tanımlanmış toleranslar, renk kodları ve test metotları, yorum farklarını minimize eder.

Uyumsuzluk non-conformity olarak raporlanır; kusurlar minor, major veya critical sınıflandırılır. Düzeltici faaliyet CAPA ile planlanır. İade süreçlerinde RMA numarası alınır; tedarikçi, credit note, replacement veya refund seçeneklerini sunabilir. Taşıma hasarlarında claim açmak için ambalaj fotoğrafları, hasar tutanağı ve taşıyıcı raporu gerekir. Hızlı ve şeffaf iletişim, müşteri memnuniyetini korur ve tekrar eden hataların önüne geçer.

Denizyolunda Bill of Lading yani B/L, malın mülkiyetini temsil edebilir; orijinal, telex release veya sea waybill türleri farklı risk ve hız sunar. Havayolunda AWB devrededir; karayolunda CMR düzenlenir. Consignee ve notify party alanları, teslim ve bildirim adreslerini belirler. Seçilen Incoterms, belgenin kimin kontrolünde olacağını da etkiler; örneğin FOB altında ihracat evrak yükümlülüğü satıcıda, navlun ve taşıyıcı seçimi alıcıdadır.

Certificate of Origin, EUR.1 veya ATR gibi menşe belgeleri gümrük vergisinde indirim sağlayabilir. Commercial Invoice, HS code, menşe, GTIP ve birim fiyat gibi kritik alanları içermelidir. Export declaration, MSDS ve uygunluk beyanları özellikle kimyasal ve teknik ürünlerde aranır. Packing listte koli bazında içerik, ölçü ve ağırlık detayları hatasız olmalıdır; bu, depo girişinden gümrük kontrollerine kadar tüm zincirde hız kazandırır.

Profesyonel yazışmalar net, nazik ve doğrulamaya açık olmalıdır. Şartları teyit ederken kindly confirm, vade konuşurken payment terms ve teslimi teyit ederken delivery schedule kalıplarını kullanın. MOQ, lead time veya fiyat pazarlığında trade-off mantığını açıkça yazıp proforma ile sabitleyin. Kırılma noktalarını yazılı olarak quote validity ve exceptions başlıklarıyla görünür kılmak, sonradan doğabilecek anlaşmazlıkların önüne geçer.

Aşağıdaki kalıplar sık kullanılır:

Müzakere kalıplarını derinleştirmek için şu kaynağa göz atın: Müzakere (Negotiation) İngilizcesi: Fiyat, Teslimat ve Sözleşme Pazarlığında Kullanılan 40 Kalıp

Aşağıdaki tablo, fatura, sipariş ve teslimat akışında en çok geçen ticari İngilizce terimlerin Türkçe karşılıkları ve kısa kullanım notlarını sunar. Proforma hazırlarken, sözleşme eklerini düzenlerken ve taşıyıcıyla yazışırken hızlı kontrol listesi olarak kullanın.

Tablodaki ifadeleri e-posta konu satırlarından sözleşme eklerine kadar aynen kullanabilirsiniz. Her zaman teslim ve ödeme şartlarını iki tarafça imzalanmış bir PI veya sözleşmeyle teyit edin.

Aşağıdaki senaryolarda uygun terimi düşünün ve boşlukları doldurun. Cevaplarınızı e-posta taslağı olarak yazmayı deneyin.

Proforma, sipariş ve ödeme onayı için ön belgedir; gümrükte geçerli değildir. Commercial Invoice ise sevkiyatla birlikte düzenlenir ve gümrük kıymeti ile vergilerin temel belgesidir.

FOB’da satıcı yükleme limanında gemiye kadar maliyet ve riski üstlenir; deniz navlunu ve sigorta alıcıdadır. CIF’ta satıcı navlun ve asgari sigortayı da karşılar; risk gemide yükleme sonrası alıcıya geçer.

Fatura düzenlendikten sonra 30 gün içinde ödeme yapılacağını belirtir. Benzer şekilde Net 60 altmış gün, Net 15 on beş gün vade anlamına gelir; vade başlangıcı genelde fatura tarihidir.

ETD planlanan çıkış, ETA planlanan varıştır. Teklif ve sipariş teyidinde tahmini; yükleme sonrası takipte gerçekleşen tarihleri ayrıca ATD ve ATA ile bildirmeniz önerilir.

Ambalaj ve ürün fotoğrafları, taşıyıcı hasar raporu, konşimento veya AWB, fatura ve packing list istenir. Tedarikçiden RMA veya credit note süreci talep ederek çözümü hızlandırın.